Como fazer ata de reunião? Veja 3 modelos para você seguir

A ata de reunião é um documento essencial que registra as discussões, decisões e ações tomadas durante um encontro. Este registro formal proporciona clareza e transparência, permitindo que todos os participantes e partes interessadas tenham acesso às informações discutidas. 

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Profissionais de diversas áreas, como administração, recursos humanos, projetos e áreas jurídicas, frequentemente utilizam atas para manter a organização e o acompanhamento das atividades. 

A padronização na elaboração de atas contribui para a eficiência e eficácia das comunicações internas, além de facilitar a consulta futura.

Confira três modelos para você escolher como fazer uma ata de reunião.

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Exemplos de Modelos de Ata de Reunião

Exemplo 1: Modelo Simples

Passo a Passo:

1. Cabeçalho: Inclua a data, horário, local e participantes.
2. Objetivo da Reunião: Resuma o propósito do encontro.
3. Discussões: Registre os principais tópicos abordados.
4. Decisões: Anote as decisões tomadas e responsáveis.
5. Encerramento: Informe o horário de término e agradecimentos.

Profissionais que podem usar este modelo:

• Gerentes
• Coordenadores de equipe
• Assistentes administrativos

Beneficiados pela padronização:

• Membros da equipe
• Diretores
• Departamentos que precisam de registro de decisões

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Exemplo 2: Modelo Detalhado

Passo a Passo:

1. Identificação da Reunião: Data, horário, local e lista de participantes.
2. Agenda: Descreva os tópicos programados para discussão.
3. Relato das Discussões: Anote detalhes das conversas e contribuições.
4. Ações e Responsabilidades: Liste ações a serem tomadas e quem é responsável.
5. Próximos Passos: Defina próximos encontros ou revisões.

Profissionais que podem usar este modelo:

• Líderes de projeto
• Consultores
• Diretores

Beneficiados pela padronização:

• Equipes de projetos
• Clientes que precisam de atualizações
• Gestores

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Exemplo 3: Modelo Formal

Passo a Passo:

1. Título da Ata: Nome da reunião.
2. Dados Iniciais: Data, hora, local e participantes.
3. Objetivos e Contexto: Explicação sobre o que motivou a reunião.
4. Discussões: Anotações detalhadas sobre cada item da agenda.
5. Decisões e Ações: Detalhe as decisões e as responsabilidades atribuídas.
6. Encaminhamentos: Defina próximos passos e datas.

Profissionais que podem usar este modelo:

• Advogados
• Administradores
• Executivos 

Beneficiados pela padronização:

• Departamentos jurídicos
• Conselhos administrativos
• Organizações que necessitam de compliance

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Ferramentas para Registro de Atas de Reunião

• Ferramentas Tradicionais:
  • Papel e caneta
  • Processadores de texto (Microsoft Word, Google Docs)
• Ferramentas Tecnológicas:
  • Aplicativos de anotações (Evernote, OneNote)
  • Software de gerenciamento de projetos (Trello, Asana)
• Inteligência Artificial:
  • Assistentes virtuais (Google Assistant, Microsoft Cortana)
  • Ferramentas de transcrição (Otter.ai, Descript)

Essas ferramentas facilitam a elaboração e o compartilhamento de atas, promovendo a agilidade e a organização no registro de informações.

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