Você com certeza já deve ter visto um organograma em um livro didático, relatório ou em uma reportagem no seu dia a dia. Muita gente ainda fica em dúvida do funcionamento dele ou de como criá-lo e construir a hierarquia correta.
Neste artigo, vamos te explicar o que é um organograma e como você pode criá-lo em ferramentas como Excel e Power Point. Vamos lá?
O que é um organograma?
Um organograma é um diagrama que representa a estrutura hierárquica e funcional de uma organização. Ele apresenta de forma gráfica as relações entre os diferentes cargos e departamentos que compõem uma empresa ou instituição, mostrando a sua hierarquia e subordinação.
Como usar um organograma?
Essa ferramenta de gestão é muito importante para as empresas e permite visualizar de forma clara a estrutura organizacional, facilitando a tomada de decisões e o planejamento estratégico.
Ele também ajuda a evitar a sobreposição de funções e a otimizar a utilização dos recursos disponíveis.
Quais são os tipos de organogramas?
Existem vários tipos de organogramas, cada um com suas características específicas. Alguns dos principais são:
Linear
É o tipo mais simples, que mostra a hierarquia da empresa em uma linha reta, sem subdivisões.
Funcional
Mostra as funções de cada setor ou departamento da empresa, sem apresentar a hierarquia formal.
Hierárquico
Apresenta a hierarquia formal da empresa, desde o cargo mais alto até o mais baixo.
Circular
Apresenta a estrutura da empresa em um círculo, mostrando a interdependência entre os setores e departamentos.
Matricial
Mostra a estrutura da empresa de acordo com projetos ou áreas específicas, permitindo a criação de equipes multidisciplinares.
Como criar um organograma?
Existem diversas ferramentas e softwares disponíveis para criar um organograma, que vão desde programas gratuitos até softwares mais complexos e completos. Veja só quais são as ferramentas e softwares mais comumente usadas:
Microsoft PowerPoint: é uma ferramenta simples e acessível para criar um organograma básico, já que ele utiliza formas e conectores pré-definidos dentro do próprio PowerPoint.
Microsoft Visio: é uma ferramenta mais avançada para criação de diagramas e fluxogramas. Possui diversos modelos e opções de personalização, mas é um software pago.
Google Drawings: é uma ferramenta gratuita do Google que possui modelos pré-definidos e permite criar diagramas e organogramas rapidamente.
Lucidchart: é um software de diagramação online que permite criar diversos tipos de diagramas. Possui diversas opções de personalização e integração com outros softwares.
Passo a passo para criação de um organograma
Defina o objetivo
Antes de começar a desenhar o organograma, é importante ter clareza sobre qual é a finalidade da criação. Pode ser para apresentar a estrutura hierárquica de uma empresa, a distribuição de responsabilidades ou a divisão de departamentos, por exemplo.
Liste os cargos e departamentos
O próximo passo é fazer uma lista com todos os cargos e departamentos que serão incluídos. É importante que essa lista esteja completa e atualizada para que ele seja preciso e represente a realidade da organização.
Identifique as relações hierárquicas
A partir da lista de cargos e departamentos, é necessário identificar as relações hierárquicas entre eles. Ou seja, quem é subordinado de quem e qual é o nível de cada cargo ou departamento na estrutura organizacional.
Escolha um modelo
Existem diversos modelos, como o vertical, horizontal, matricial, entre outros. Escolha aquele que melhor se adequa à sua finalidade e que seja mais claro e fácil de entender.
Desenhe o organograma
Agora é hora de colocar a mão na massa e desenhar o organograma. Utilize símbolos para representar os cargos e departamentos, setas para indicar as relações hierárquicas e cores para facilitar a visualização.
Revisão e atualização
Depois de realizar o desenho, é importante revisá-lo para garantir que ele esteja correto e atualizado. Caso seja necessário, faça ajustes e atualize-o sempre que houver mudanças na estrutura organizacional.
Como utilizar um organograma para se organizar melhor?
Essa ferramenta pode ajudar as pessoas na hora de organizar a hierarquia. E não falamos apenas de hierarquia de pessoas dentro de uma organização: podemos montar um mapa de site, roteiro de ações ou até mesmo priorização de tarefas, por exemplo.
Veja quais são as possibilidades de aplicação:
Identificação da hierarquia e responsabilidades
Identifique com clareza a hierarquia e as responsabilidades de cada membro da equipe. Com isso, é possível evitar duplicidade de funções e garantir que cada um saiba exatamente o que deve fazer e quem é responsável por cada atividade.
Melhor distribuição de tarefas e delegação de funções
Também é possível visualizar com clareza a quantidade de pessoas em cada área e as suas responsabilidades. Isso ajuda numa melhor distribuição de tarefas e na delegação de funções, garantindo que cada um tenha um papel claro e definido na organização.
Identificação de gargalos e oportunidades de melhoria
Ao visualizar o organograma, é possível identificar gargalos e oportunidades de melhoria na estrutura da organização. Por exemplo, pode ser que haja uma área sobrecarregada ou uma função que esteja sendo duplicada em mais de uma área. Essas informações podem ser utilizadas para realizar ajustes e melhorar a estrutura da organização.
Dicas de criação
Deu para entender como criar e qual é a importância de um organograma? Separamos aqui algumas dicas para você aplicar na prática o que aprendeu por aqui!
Como criar no Excel?
Abra o Excel e clique em “Inserir” no menu superior.
Selecione “SmartArt” e escolha um dos modelos de hierarquia disponíveis na categoria “Hierarquia”.
Insira o texto nos campos correspondentes ao cargo e nome da pessoa na organização, seguindo a estrutura de níveis do organograma.
Personalize de acordo com suas preferências, como a adição de imagens, mudança de cores e estilos de linhas.
Salve o arquivo com o organograma criado.
Como fazer no PowerPoint?
Abra o PowerPoint e clique na aba “Inserir”.
Na aba “Inserir”, clique no ícone “SmartArt”.
Na janela que abrir, escolha a opção “Hierarquia” e selecione um dos modelos disponíveis.
Clique no modelo escolhido e insira os nomes e cargos das pessoas em cada nível hierárquico, utilizando a ferramenta de edição de texto.
Para adicionar mais níveis ou cargos, clique no botão “Adicionar forma” no grupo “Criar Gráfico” da aba “Ferramentas SmartArt”.
Para remover um nível ou cargo, selecione-o e pressione a tecla “Delete” do teclado.
Para personalizar o organograma, utilize as ferramentas de formatação disponíveis no grupo “Estilos SmartArt” da aba “Ferramentas SmartArt”.
Salve o organograma no formato desejado.
Lembre-se de que, assim como no Excel, o PowerPoint também oferece a possibilidade de importar dados de outras fontes, como planilhas do próprio Excel, para criar o organograma de forma automatizada. Para isso, basta selecionar a opção “Importar dados” na janela do SmartArt e seguir as instruções apresentadas.
Qual é a diferença entre um organograma e um fluxograma?
Organograma e fluxograma são duas ferramentas distintas que podem ser usadas em uma empresa ou organização para representar informações visuais e ajudar a compreender processos e hierarquias.
O organograma é uma representação gráfica da estrutura hierárquica de uma organização, apresentando os níveis de gestão, as áreas de atuação e a relação entre elas.
Ele é utilizado para visualizar a estrutura organizacional da empresa, destacando as relações de subordinação, o fluxo de informações e a cadeia de comando. Em geral, é utilizado para apresentar a estrutura da empresa para os funcionários, clientes e fornecedores.
Já o fluxograma é uma representação gráfica de um processo, mostrando as etapas, a sequência de atividades e as decisões tomadas em cada uma dessas etapas. Ele é utilizado para mapear processos, identificar gargalos, pontos de melhoria e áreas que precisam ser otimizadas.
O fluxograma é muito utilizado para documentar os processos de trabalho da empresa, podendo ser útil para melhorar a comunicação, a eficiência e a qualidade dos processos.
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